為有效規(guī)避“會蟲”現(xiàn)象，提高行業(yè)項目運作質(zhì)量，協(xié)會在各專業(yè)公司及專家的幫助下特規(guī)范座談會操作流程。
會前準(zhǔn)備
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座談會計劃書
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座談會項目計劃書由研究員制定，再送達(dá)訪問/質(zhì)控負(fù)責(zé)人進(jìn)行項目前期準(zhǔn)備。
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座談會通知書一般包括：項目名稱、內(nèi)部培訓(xùn)時間、座談會召開的城市、組別、日期、主持人及其他參與人員、地點、場地設(shè)備、參加者的年齡、性別、條件及其他注意事項。
內(nèi)部培訓(xùn)
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內(nèi)部培訓(xùn)通常以討論的形式進(jìn)行，由研究部項目負(fù)責(zé)人主持介紹有關(guān)項目情況
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參與項目的訪問督導(dǎo)及質(zhì)控督導(dǎo)等人在會上充分了解整個項目操作要求、研究目的、時間跨度等各方面的要求。
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檢查項目的可行性，及被訪者的甄別條件: 包括年齡、性別、行業(yè)規(guī)定、項目要求、準(zhǔn)備訪問有關(guān)物品等。
樣品登記
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在座談會中客戶如果會有樣品出示，相關(guān)樣品必須做好監(jiān)管工作。
項目中期操作
約人條件由項目的負(fù)責(zé)督導(dǎo)根據(jù)座談會通知書中所確定的時間、要求制定。
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一般在同一組會中,每個聯(lián)絡(luò)員或訪問員可約請1-2名彼此不認(rèn)識的被訪者
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原則上一名聯(lián)絡(luò)員或訪問員在一個項目里約人不要超過4人
制定甄別問卷
座談會甄別問卷的來源可以分為兩種
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一種是直接由客戶提供的,可直接用以甄別被訪者時使用
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另一種則是督導(dǎo)根據(jù)項目要求被訪條件等各方面內(nèi)容自己設(shè)計,由客戶確定,方可使用
甄別問卷主要內(nèi)容
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被訪者本人或家人朋友不在市場研究、咨詢、廣告公司、電臺電視臺、報紙、雜志等媒介機構(gòu)工作，也不能在該產(chǎn)品同類的生產(chǎn)研究銷售廠家工作，另外可包含一些迷惑被訪者的選項, 即一些與本次座談會無關(guān)的工作單位等,令被訪者對我們開會的具體內(nèi)容不十分清楚
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被訪者在過去半年之內(nèi)未接受過任何形式的市場研究的訪問
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一般為本地居民
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被訪者性別被訪者實足年齡學(xué)歷職業(yè)婚姻狀況個人/家庭月總收入等
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被訪者是否能準(zhǔn)時到會
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被訪者姓名、工作單位、家庭住址、郵編、聯(lián)系電話、身份證號碼、及聯(lián)絡(luò)員姓名
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要求被訪者能講流利的普通話，在電話中溝通時督導(dǎo)都請用普通話
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該被訪者是由哪一個聯(lián)絡(luò)員或訪問員約的,記錄他們姓名或編號
制定配額表
可根據(jù)每個項目的要求選擇基本條件作為配額，按每組會12位被訪者來劃分甄額表。
注：督導(dǎo)在制定配額時應(yīng)仔細(xì)研究項目通知書和甄別問卷的有關(guān)內(nèi)容如有任何疑問應(yīng)及時與客戶或研究負(fù)責(zé)人員聯(lián)系
甄別
根據(jù)甄別問卷的問題逐一詢問
兼職電話訪問員詳細(xì)詢問每道題目在所在答案后的編號上劃圈
甄別注意事項
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被訪者必須居住在本地一定年限；
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必須問清被訪者的出生年月來判斷其真正的實足年齡；
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被訪者個人月總收入=工資+獎金+補貼；
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家庭月總收入=被訪者個人月總收入+家庭成員的月總收入；
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被訪者的職業(yè)及工作單位必須留全稱，以便能判斷其是否在相關(guān)行業(yè)工作；
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詳細(xì)記錄被訪者的家庭地址及郵政編碼；
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被訪者的聯(lián)絡(luò)電話必須登記二個，單位及宅電或手機，以便及時聯(lián)絡(luò)；
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記錄聯(lián)絡(luò)員正確的姓名寫法，在項目結(jié)束后能及時準(zhǔn)確地結(jié)算其約人勞務(wù)費；
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最重要的一點：被訪者的身份證號碼必須在甄別時記錄在案；
（目的：1。檢查與會者年齡是否實足年齡；2。在會前將通過協(xié)會網(wǎng)站提供的身份核查系統(tǒng)檢查被訪者身份是否真實，并且是否在近半年內(nèi)為參加過業(yè)內(nèi)座談會或面訪等類似訪問，防止職業(yè)被訪者）
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配額（如類型、品牌、頻率等）都必須按照項目要求甄別和分類；
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不能誘導(dǎo)被訪者，特別是在頻率和品牌上；
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詢問時不刻意提到研究目標(biāo)，目的是使被訪者不知道本次項目主要研究的是何家公司的何種產(chǎn)品，以防止信息外露；
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耐心細(xì)致友善地同每一位被訪者溝通，回絕不符合條件的被訪者時，在不傷害被訪者的條件下做好解釋工作；
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甄別完與會者所確認(rèn)的時間必須是到會時間，并講明開會所需時間；
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提醒被訪者，參會時務(wù)必攜帶本人身份證等會議要求物品；
記錄座談會預(yù)約名單
預(yù)約名單包括被訪者的姓名、性別、年齡、出生年月、文化程度、個人月收入、家庭月收入、婚否、聯(lián)系電話、家庭地址、單位名稱、職務(wù)、身份證號碼、特殊條件、到會復(fù)核、聯(lián)絡(luò)員；
作用：可以讓督導(dǎo)清楚每組會的約人情況，如職業(yè)是否分散、每組會聯(lián)絡(luò)員是否最多介紹兩位被訪者，方便客戶或研究人員了解整組被訪者的條件及甄別情況。
給研究/客戶確認(rèn)
負(fù)責(zé)督導(dǎo)必須每天了解項目進(jìn)程，并在項目期間每周兩次由其將座談會預(yù)約名單交給研究/客戶確認(rèn)，每位被訪者的條件是否符合要求，以及整組會配額是否正確發(fā)出邀請函
邀請函即請諫，目的是讓被訪者感覺座談會是一種正式而非推銷性質(zhì)的市場研究形式，并且說明在參加完會議后，本公司會對他們所付出的時間以酬金表示感謝，邀請函是一種非常重要的交際手段，對提高到會率也起著一定的作用；
選擇記錄員
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會議開始前二天除了發(fā)放請柬，還要記得約記錄員做會議記錄。
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對記錄員的要求是：能迅速記錄文字,字跡端正,記錄規(guī)范。
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記錄模板統(tǒng)一，見附件
座談會登記表制定
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座談會登記表：主要是為再次查實開會的被訪者的背景資料及條件，以便我們能選出條件最符合的8名被訪者。
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座談會會議登記表是被訪者的自填問卷，具體包括以下2點：
A.被訪者的姓名、性別、年齡、職業(yè)、婚姻狀況、個人/家庭月總收入、聯(lián)絡(luò)電話、身份證號碼等基本條件；
B.詢問被訪者在完整會議時間內(nèi)是否能不受干擾的參加會議。
到位復(fù)核
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開會前二天內(nèi)可開始做第二次的電話復(fù)核,也稱到位復(fù)核。這是一個非常重要的步驟，一般由督導(dǎo)主動打電話給被訪者，詢問其是否收到請柬，對請柬上的地址、時間是否清楚，路線是否清楚, 提醒帶好身份證并進(jìn)一步確定其到位情況, 做到心中有數(shù)。目的是為了保證到會率
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如所約被訪者不能全部到位，必須當(dāng)夜再補足人數(shù)，使會議參正常召開，在保證會議正常進(jìn)行的前提下，盡量不選用后補人員。
會前準(zhǔn)備
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開會前要購買一些食品，在開會時給被訪者食用，以調(diào)節(jié)氣氛。一般買一些較高檔的干鮮果品，且口味較淡，嚼咀時不會發(fā)出響聲，在口中的停留時間不長的；正碰上吃飯時間，也可準(zhǔn)備一些糕點餅干；
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檢查座談會會議室、監(jiān)聽室和接待室的情況
客戶接待
客戶接待：直接體現(xiàn)出員工的素質(zhì)，要做到禮貌、周到、熱忱。會議期間隨時與客戶保持聯(lián)系，處理突發(fā)問題
會前篩選
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被訪者到會后，通過身份證在核對其姓名無誤后，帶到會前登記室讓其填寫座談會會議登記表。同時告訴他們會議將要持續(xù)的時間，再次詢問在此段時間內(nèi)是否有空；
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QC部門通過協(xié)會網(wǎng)站提供的身份核查系統(tǒng)，核查被訪者身份是否真實，并且是否在近半年內(nèi)未參加過業(yè)內(nèi)座談會或面訪等類似的訪問，將結(jié)果反饋訪問督導(dǎo)，并將其資料輸入?yún)f(xié)會被訪者資料庫；
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在大多數(shù)被訪者填寫完會前登記表后，督導(dǎo)應(yīng)根據(jù)身份核查結(jié)果、登記表內(nèi)容、配額、以及被訪者的應(yīng)變能力，正式選擇最符合條件的8位被訪者參加正式的座談會。
支付酬金
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會議結(jié)束前由負(fù)責(zé)/協(xié)助督導(dǎo)及時將酬金送至主持人手中，由主持人在會議結(jié)束前發(fā)給每位被訪者；
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結(jié)束后將被訪者送至門口,禮貌的說"再見",以保持公司形象
會后事務(wù)
對于身份核查無誤，但被篩選下的多余被訪者集中開會，隨便和他們聊聊座談會內(nèi)容，根據(jù)會議大綱詢問一些問題，大約進(jìn)行15至30分鐘后發(fā)給小會酬金，并在勞務(wù)費發(fā)放單上簽名；同時為了防止客戶臨時更換被訪者，可由小會中多余的人來替換待他們走后，再次清理房間整理雜志,保持清潔
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